Kiedy uczucia wchodzą do pracy: jakie ryzyka niesie biurowy romans?

Kiedy związek pracowników staje się problemem

Bywa, że niewinny z pozoru flirt z kolegą, czy koleżanką z pracy staje się zalążkiem trwałego związku. Zdarza się też, że związki dwóch osób, które początkowo łączyły tylko stosunki zawodowe wchodzą w fazę romansu i zaczynają siać ferment i spustoszenie, nie tylko w życiu osobistym samych bezpośrednio zaangażowanych w romans, w tym zdradzanych żon i mężów, ale również w życiu organizacji, w której się narodził i rozwinął.

Pracodawcy miewają różny stosunek do nieformalnych związków nawiązywanych przez ich pracowników, czy to między sobą, czy też np. z klientami lub kontrahentami – od obojętnego po negatywny. Bywają nawet takie miejsca pracy, z których polityk wynika, że już za samo wejście w tego typu relacje grozi stronom (lub jednej ze stron) romansu koniecznością pożegnania się z pracodawcą.

U części pracodawców funkcjonują zapisy w aktach wewnątrzzakładowych zakazujące tego typu relacji, u części z kolei zaangażowane strony zobowiązane są „tylko” do informowania pracodawcy (np. poprzez zgłoszenie w kadrach) o pozostawaniu w intymnej relacji ze współpracownikiem, czy też klientem. Bywa wówczas, że pracodawca po dokonaniu analizy ryzyka związanego z taką sytuacją przenosi jedną ze stron do pracy w innym dziale a nawet zakładzie pracy, czy to na podstawie porozumienia zmieniającego, czy też wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy lub płacy.

Nie potrzeba wielkiej wyobraźni, aby dostrzec możliwe zagrożenia związane z nawiązaniem takiego związku między osobami pozostającymi ze sobą w stosunku podległości służbowej konsekwencje takich sytuacji dla prawidłowego wykonywania obowiązków pracowniczych, czy też atmosfery w pracy, zwłaszcza gdy dochodzi do molestowania seksualnego.

Co na to przepisy

Przepisy polskiego prawa pracy nie regulują wprost zagadnienia romansów w pracy. Wydaje się jednak, że dopóki romans w pracy nie przeradza się w molestowanie seksualne, pracodawca nie dysponuje żadnymi legalnymi narzędziami, aby zabronić pracownikom flirtu, czy nawiązywania bliskich relacji z koleżankami, czy kolegami w pracy. Tego typu zakazy należałoby uznać za prawnie niewiążące, jako naruszające konstytucyjne prawo do ochrony prywatności.

W myśl bowiem art. 47 Konstytucji RP każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz do decydowania o swoim życiu osobistym.

Z kolei w art. 51ust. 1 Konstytucji RP wyraźną regulacją objęta została także sfera autonomii informacyjnej, zgodnie z którym nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby.

Inaczej jednak będzie jednak kształtowała się sytuacja, jeśli w określonych przypadkach pracodawca, w trosce o prawidłowe wypełnianie swoich obowiązków wobec pracowników, o których mowa m.in. w art. 94 k.p., jak np. obowiązek przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnieniu, stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy, czy też wpływania na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego, nałoży na pracowników obowiązek informowania go w określonych sytuacjach o nawiązaniu związku, który może w oczach pozostałych współpracowników poddawać w wątpliwość obiektywność oceny pracowniczej, przyznanej podwyżki, czy awansu.

Ryzyko takie w szczególności występuje wtedy, gdy w parę łączą się osoby w zależności podległości służbowej. Wystąpienie konfliktu interesów jest tutaj bardziej niż pewne. Obowiązek poinformowania pracodawcy może wówczas wynikać z postanowień regulaminu pracy, czy też umowy o pracę. Wydaje się, że pozostaje to w związku z organizacją i porządkiem w procesie pracy, które to treści ustawodawca pozostawił do uregulowania właśnie w regulaminie pracy.

Zagrożenie dyskryminacji może też się pojawić, gdy para zakończy swoją relację i jedna z nich, zajmująca wyższe stanowisko będzie dyskryminować swoją byłą partnerkę, czy partnera w stosunku do pozostałych pracowników, traktując go gorzej od nich.

Przykładowo, w postanowieniu z 30 sierpnia 2018 r. (I PK 184/17, LEX nr 2541432) Sąd Najwyższy orzekł, że pracodawca jest obowiązany wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego (art. 94 pkt 10 k.p.), ma obowiązek przeciwdziałać mobbingowi (art. 94[3] par.1 k.p.), ma obowiązek szanować godność i inne dobra osobiste pracownika (art. 11[1] k.p.). Z tych ogólnie sformułowanych obowiązków wynikają obowiązki szczegółowe – dbanie o dobrą atmosferę pracy, przeciwdziałanie konfliktom, zapobieganie naruszaniu godności pracowników.

Doświadczenie wielu pracowników wskazuje, że romans w pracy może zagrażać właśnie takiej dobrej atmosferze w pracy, zwłaszcza jeśli rozgrywa się pomiędzy podległym pracownikiem i przełożonym. Dodatkowe zagrożenia w tym zakresie rodzą przy tym tzw. zakazane związki, pomiędzy pracownikami, którzy pozostają w związkach małżeńskich z kimś innym, z pracy czy spoza pracy. Nierzadko zdarza się, że zdradzana żona, czy mąż oskarżają już nie tylko niewierną „połówkę” o zdradę, ale również pracodawcę o przyczynienie się do powstania romansu, np. poprzez wysyłanie pracowników w delegacje, czy organizowanie wewnątrzfirmowych wyjazdów i spotkań integracyjnych. O zakłócanie porządku i organizacji w procesie pracy, czy naruszanie interesu pracodawcy wówczas nietrudno.

Może się też zdarzyć, że para romansująca w pracy dopuści się swoimi zachowaniami naruszenia zasad współżycia społecznego, czy bhp np. poprzez uprawianie seksu w miejscu pracy. Może to stać się nawet w określonych sytuacjach przyczyną wypowiedzenia, czy też rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z takimi pracownikami. Również wszelkie faworyzowanie drugiej strony romansu w dostępie do szkoleń, awansów, podwyżek, premii, czy różnych benefitów ze względu na kryterium pozostawania z nią w intymnej relacji może również uzasadniać takie rozwiązanie umowy o pracę z osobą dyskryminującą pozostałych pracowników.

Co na to RODO?

Dane osobowe dotyczące relacji intymnych między pracownikami należy – zgodnie z obowiązującym stanem prawnym – kwalifikować jako dane szczególnej kategorii (tzw. dane sensytywne lub wrażliwe), o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO. Wynika to z faktu, że obejmują one informacje o seksualności lub orientacji seksualnej. Choć termin „seksualność” nie jest jednoznacznie zdefiniowany w polskiej wersji RODO, w angielskiej wersji aktu użyto określenia „sex life”, które jest precyzyjniejsze i mniej budzące wątpliwości interpretacyjne. Życie seksualne rozumiane jest bowiem jako aktywność seksualna danej osoby lub zaspokajanie popędu płciowego.

W tym kontekście pracodawca, który wymaga od pracowników ujawnienia informacji o ich relacjach intymnych z innymi osobami w firmie, faktycznie przetwarza dane dotyczące ich seksualności, co oznacza ingerencję w sferę objętą szczególną ochroną. Zgodnie z motywem 51 RODO, tego rodzaju dane – ze względu na swoją wrażliwość i możliwe konsekwencje ich przetwarzania – podlegają zaostrzonym rygorom ochrony. Co do zasady, ich przetwarzanie jest zabronione, chyba że istnieje jasno określony wyjątek, np. wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą, lub szczególna potrzeba wynikająca z uzasadnionych działań określonych podmiotów, takich jak zrzeszenia czy fundacje wspierające korzystanie z podstawowych wolności.

Podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych w sytuacjach, gdy bliskie, nieformalne relacje między pracownikami mogą naruszać zasady współżycia społecznego, wpływać na obiektywność ocen pracowniczych, awansów czy prowadzić do nierównego traktowania w zatrudnieniu, należy doszukiwać się w przepisach Kodeksu pracy. Kluczowe znaczenie mają tu art. 94 pkt 10 k.p. (zobowiązujący pracodawcę do kształtowania zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy), art. 94 pkt 2b k.p. (nakładający obowiązek przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnieniu) oraz art. 94 pkt 9 k.p. (wskazujący na konieczność stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników i wyników ich pracy).

Dodatkowo, przetwarzanie takich danych może znajdować podstawę w art. 94 pkt 10 k.p. w związku z art. 9 ust. 2 lit. b RODO, który dopuszcza przetwarzanie danych osobowych szczególnej kategorii, jeśli jest to niezbędne do realizacji obowiązków i praw w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, pod warunkiem, że jest to przewidziane przez prawo Unii Europejskiej, prawo krajowe lub układ zbiorowy i zapewnia odpowiednie zabezpieczenia praw i interesów osób, których dane dotyczą.

Przepis ten należy interpretować w ten sposób, że przetwarzanie danych szczególnej kategorii w obszarze prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej jest możliwe jedynie wtedy, gdy spełnia konkretne warunki: jest niezbędne do realizacji określonego celu, dopuszczone przez przepisy prawa Unii, krajowe regulacje lub układy zbiorowe oraz zabezpieczone odpowiednimi środkami ochrony praw osób, których dane dotyczą.

Dla administratora danych kluczowe jest zatem odniesienie się do konkretnego przepisu prawa krajowego, który uzasadnia przetwarzanie tego rodzaju informacji. Na podstawie tej przesłanki mogą być przetwarzane dane nie tylko pracowników, ale również kandydatów do pracy oraz osób zatrudnionych na podstawie innych form umów, takich jak mianowanie, powołanie czy umowy cywilnoprawne.

Z tego względu, w uzasadnionych przypadkach pracodawca mógłby wymagać od kandydata lub pracownika ujawnienia informacji o bliskich relacjach z osobą, która miałaby być jego przełożonym, lub o relacjach między osobami zatrudnionymi na podstawie umów cywilnoprawnych.

Podstawy prawnej dla żądania ujawnienia informacji o pokrewieństwie lub powinowactwie z innymi pracownikami czy współpracownikami można natomiast doszukiwać się w art. 94 pkt 10 k.p., art. 94 pkt 2b k.p. i art. 94 pkt 9 k.p. w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Zgodnie z tym przepisem, przetwarzanie danych jest dopuszczalne, jeśli wynika z obowiązku prawnego ciążącego na administratorze i jest niezbędne do jego realizacji. Motyw 45 RODO precyzuje, że jeśli przetwarzanie odbywa się w celu wykonania obowiązku prawnego, interesu publicznego lub sprawowania władzy publicznej, jego podstawą musi być prawo Unii lub prawo krajowe.

W niektórych sektorach, zwłaszcza w administracji publicznej, ustawodawca wprost reguluje zakaz podległości służbowej między bliskimi osobami. Przykładem są przepisy ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych. Art. 31 tej ustawy odwołuje się do przepisów kodeksu pracy w kwestiach nieuregulowanych, a art. 26 wprowadza wyraźny zakaz zatrudniania małżonków oraz osób spokrewnionych lub spowinowaconych w bezpośrednim stosunku podległości służbowej. Zasada ta znajduje również odzwierciedlenie w art. 5 kodeksu pracy, który wskazuje na stosowanie jego przepisów w przypadku braku odrębnych regulacji dla określonych grup zawodowych.

Niepożądane zachowania

Zupełnie inaczej natomiast ocenić należy sytuację, w której dochodzi do molestowania seksualnego w pracy. W myśl definicji z art. 18(3a) par. 6 k.p. molestowanie seksualne stanowi dyskryminację ze względu na płeć i określone zostało jako każde niepożądane zachowanie o charakterze seksualnym lub odnoszące się do płci pracownika, którego celem lub skutkiem jest naruszenie godności pracownika, w szczególności stworzenie wobec niego zastraszającej, wrogiej, poniżającej, upokarzającej lub uwłaczającej atmosfery; na zachowanie to mogą się składać fizyczne, werbalne lub pozawerbalne elementy.

Przepisy kodeksu pracy nie ograniczają przy tym zakwalifikowania jako molestowanie seksualne wyłącznie nagannych zachowań pracodawcy, czy też osób działających w jego imieniu. Sprawcą molestowania może być także inny pracownik, za którego zachowanie odpowiada pracodawca, co nie wyklucza przy tym odrębnej odpowiedzialności, np. karnej sprawcy molestowania. Pracodawca może także odpowiadać za zachęcanie do molestowania.

Granice pomiędzy romansem a molestowaniem wyznacza fakt, że molestowanie zaczyna się wówczas, gdy jest to „niepożądane zachowanie”. Jeśli dwoje pracowników pozostawało wcześniej w związku a następnie jedna ze stron zerwała łącząca ich relację, a druga strona nie przyjmuje tego do wiadomości i wysyła do swojego ex smsy, czy maile o tematyce intymnej, to przekroczona zostaje w ten sposób granica uznania tego typu zachowań za molestowanie seksualne. I tu powinien wkroczyć już sam pracodawca, jeśli oczywiście zostanie o tego typu działaniach poinformowany.

Warto przy tym przytoczyć raport Polskiego Towarzystwa Prawa Antydyskryminacyjnego (2022), z którego wynika, że zjawisko molestowania seksualnego jest wciąż powszechne a zdecydowana większość przypadków molestowania pozostaje nieujawniona. Wyniki te nie odbiegają od wniosków płynących ze wcześniejszych badań na ten temat. Z informacji od CBOS wynika, że w Polsce, ponad jedna piąta osób pracujących lub uczących się (22 proc.) doświadczała w miejscu pracy lub na uczelni nieodpowiednich, naruszających godność uwag o podtekście seksualnym.

Pracodawcy powinni jednak wiedzieć, że zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 25 stycznia 2017 r. (sygn. akt II PK 341/15) nie odpowiadają oni za potencjalne molestowanie w czasie prywatnego wyjazdu na wycieczkę z powodu zerwania związku czasowo-miejscowo-przyczynowego z zatrudnieniem.

W sytuacji jednak, gdy pracodawca dostrzega, że atmosfera w pracy oraz emocje części pracowników mogą prowadzić do naruszania godności innych pracowników i stwarzać wobec nich atmosferę zastraszania, wrogości, poniżenia, upokorzenia czy też uwłaczającą ich godności, zobowiązany jest przeciwdziałać zachowaniom, które mogą mieć charakter dyskryminacji (wyrok Sądu Najwyższego z 7 listopada 2018 r. (sygn. akt II PK 210/17).

Tak więc, co do zasady romans pracowników w pracy jest ich prywatną sprawą, w którą pracodawca nie powinien ingerować, chyba, że mamy do czynienia z sytuacją, w której strony romansu pozostają ze sobą w stosunku podległości służbowej, ich relacja prowadzi do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu, narusza zasady współżycia społecznego, prowadzi do konfliktu interesów, czy w inny sposób wpływa na pogorszenie atmosfery w pracy. Wówczas pracodawca ma prawo do informacji o charakterze łączącej strony relacji oraz do podejmowania różnego rodzaju środków zaradczych, czy tez naprawczych (gdy do określonych naruszeń już doszło). Istotne jest przy tym, aby pracownicy byli świadomi obowiązujących w tym zakresie zasad w firmie.